Hernanz afirma que hay eventos que se solicitan con escasos dos meses de antelación.
La situación actual de congresos y convenciones ha cambiado con respecto a los últimos años, especialmente a nivel nacional. Hace unos años, las empresas españolas demandaban peticiones con meses de antelación, tenían la mayoría de las veces una sala plenaria, se alojaban más de un día y solían tener alguna actividad que no tenía que ver con el evento como alguna salida, visita o alguna actividad de incentivo.
Hoy en día, nos solicitan los eventos con escasos dos meses de antelación y muchos de ellos con un mes o semanas antes. Como sala plenaria pueden usar una diferente al auditorio donde sacrifican montaje y comodidad a cambio de ahorro de costes. Los incentivos y actividades extras las han reducido en gran parte.
En general, se nota que la situación no es boyante e intentan compactar el evento en un día y así evitar el coste de alojamiento. En esta particularidad, somos un hotel idóneo ya que nuestra ubicación cerca del aeropuerto permite hacer eventos de un día sin la consecuente pérdida de tiempo en el transporte y la logística de los asistentes. Este punto se acentúa más cuando hablamos de eventos internacionales los cuales otorgan gran importancia a nuestra ubicación. Este tipo de planificación se realiza con más antelación, solicitando presupuestos a muchos meses o incluso a más de un año vista.
Un nuevo cliente
El cliente también ha cambiado. Hace un tiempo era un cliente que combinaba la convención de la empresa para utilizarla como medio de incentivo, procurando no recargar el encuentro con excesivo trabajo, realizando actividades lúdicas y por añadidura alargando la estancia en el establecimiento.
El cliente de ahora es mucho más práctico. No valora la parte lúdica a modo de incentivo; condensa sus reuniones en un día o día y medio; las pausas en forma de ‘coffee break’ son más escasas, incluyendo los almuerzos, que en muchos casos se limitan a un ‘picoteo’ rápido con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.
Este cambio en la planificación de eventos nos ha hecho cambiar a nosotros y hacernos más flexibles a los cambios. En los eventos de ahora se ajustan mucho más los servicios de restauración solicitados y muchos de los organizadores esperan a última hora a comunicar estos cambios.
Gracias a la buena coordinación entre departamentos y a la rápida capacidad de reacción de nuestro departamento de alimentos y bebidas somos capaces de realizar cambios en los eventos que otros centros de congresos no pueden o se niegan a hacer.
