Grupista, una herramienta 360º para todos los implicados en el viaje

El director general de Conecta Turismo, José Antonio Flores, explica que Grupista es una herramienta pensada para todos los implicados en el viaje con herramientas para los viajeros y los responsables del viaje.

¿Cómo surgió la idea de desarrollar Grupista?
En Conecta Turismo llevamos más de 12 años trabajando y desarrollando tecnología para agencias de viajes. Nuestra labor nos permite estar en contacto de manera continuada con todo tipo de agencias y, por tanto, conocer de primera mano sus necesidades, especialmente en cuanto a tecnología.
Esta escucha activa es la que nos permitió detectar la necesidad que tenían las agencias de viajes de grupos de una herramienta que les ayudase a mejorar sus procesos. Mucha de la operativa asociada a la organización y gestión de un viaje de grupos pasa por varios archivos de Excel, emails, WhatsApp, visitas a oficina, etc. Con Grupista, esto se reduce a una única herramienta de administración, control y seguimiento.

¿Qué acogida ha tenido en las agencias de viajes desde su lanzamiento?
Estamos bastante contentos con la acogida que está teniendo nuestra herramienta. Aunque lanzamos Grupista como marca este verano, ya llevábamos tiempo trabajando con esta herramienta y vimos que tenía muchas posibilidades y beneficios para las agencias, por lo que decidimos darle un nombre y marca propio. Desde entonces, ha tenido muy buena acogida entre las agencias de viajes y entre grupos como GEA, con el que firmamos recientemente un acuerdo para llevar esta herramienta a sus más de 300 agencias de viajes.

¿Cómo funciona la herramienta?
Grupista parte de que la agencia ya cuenta con un itinerario de viaje. A partir de ahí, los primeros pasos van enfocados en la carga de información del propio viaje: duración, actividades o eventos a realizar, hoteles, etc.

Una vez que se tiene esta información cargada, el siguiente paso es preparar el viaje asignando fecha de salida y los precios. Creado el viaje, la agencia puede empezar a trabajar en toda la operativa del mismo: personalización de la propuesta comercial, gestión de las habitaciones y transportes, revisión de inscripciones, planes de pagos y suplementos, gestión de documentos, recordatorios de pagos, etc.

Grupista está pensada para todos los implicados en el viaje por lo que también cuenta con funcionalidades para viajeros y para responsables de viajes.

Los usuarios podrán inscribirse de forma online, realizar pagos o contrataciones de complementos a través de su panel, ver toda la información de su viaje, etc. Mientras que los responsables de cada viaje tendrán un panel de control de inscritos y pagos, así como herramientas para gestionar el room list, transportes, comunicarse con los viajeros, exportación de datos y mucho más.

Grupista cuenta con múltiples funcionalidades a las que sacar partido, entre la que se encuentra por ejemplo el panel de “Business Intelligence”. Se trata de un interface que arroja todo tipo de analíticas con el fin de dotar a las agencias de viajes de información valiosa que les ayude a entender mejor como actúa su mercado y puedan llevar a cabo toma de decisiones fundamentadas en los datos. Además, las agencias cuentan con una base de conocimiento que pueden usar de apoyo siempre que lo necesiten y, por supuesto, con nuestro equipo de soporte.

Grupista ofrece diferentes planes de suscripción adaptados a las agencias de viajes. ¿Cuál es el más solicitado por las minoristas?
Esto es algo que depende mucho de la agencia de viajes y del momento en el que se encuentre. Muchas de las agencias con las que trabajamos empiezan con el plan básico con vistas de ampliar a los planes médium o professional, que son los más completos. Las agencias, además, pueden ir cambiando de plan según su necesidad por lo que el plan seleccionado no es algo fijo. Está pensando para adaptarse a cada agencia en todo momento.

Por otro lado, tenemos agencias que mueven grandes grupos o trabajan especialmente con grupos escolares y que se decantan por el plan professional. Este plan cuenta con una serie de funcionalidades de gran valor para estas agencias como es el monedero virtual o el sistema de Crowdfunding para viajeros, muy utilizados en los viajes de estudiantes o educativos.

¿Cuáles son sus principales valores añadidos?
Su valor principal es que es una herramienta 360º, es decir, sirve para todo el proceso de administración del viaje de grupo y cuenta con funcionalidades para todos los implicados en el viaje.

Grupista abarca desde la creación de la propuesta comercial personalizada hasta la comunicación guía/viajero durante el propio viaje. Además, todos los implicados en el viaje cuentan con un panel de gestión propio.

Las agencias van a disponer de un sistema de administración y control total de cada uno de sus viajes de grupos. La herramienta está ideada para que los usuarios se desenvuelvan de manera autónoma, sin embargo, la agencia siempre cuenta con la posibilidad de revisar, controlar y modificar si es necesario.

Los guías o responsables de viajes también van a disponer de un panel propio en el que pueden revisar la información del viaje y desde el que también podrán realizar diversas tareas como organizar las habitaciones o transportes o comunicarse con los viajeros.

Por último, los propios viajeros van a contar con un panel para revisar toda la información de su viaje y cualquier novedad o actualización sobre el mismo. Podrán, además, realizar pagos, contratar complementos o seguros adicionales, subir su documentación, etc.

Todas estas características consiguen aunar la operativa en una sola herramienta de manera que la agencia de viajes puede centralizar su trabajo y mejorar sus procesos de gestión.

Otras ventajas a destacar de la herramienta es su sencillez, su escalabilidad y su gestión en la nube. Se trata de una herramienta online, por lo que para hacer cualquier gestión o consulta solo se requiere un dispositivo con acceso a internet.

Recientemente han firmado un acuerdo de colaboración con el Grupo Gea, ¿tienen pensado llegar a acuerdos similares con otros grupos de gestión?
Tanto en Grupista como en Conecta Turismo siempre estamos abiertos a colaboraciones. El sector turístico es un sector amplio y complejo en el que la mejor forma de avanzar es trabajando juntos.

Pensamos que Grupista tiene mucho que aportar al sector de las agencias de viajes que trabajan con grupos por lo que seguimos trabajando para que llegue al mayor número de agencias posibles y los grupos de gestión son un gran aliado para alcanzar este objetivo.

¿Qué nuevas funcionalidades van a introducir en la herramienta?
En tecnología, la evolución continua es un requisito indispensable si quieres mantenerte en el mercado y ser competitivos. Por eso, constantemente estamos buscando nuevas mejoras o funcionalidades. Como dije al inicio, nuestra labor siempre parte de la escucha activa y del trabajo conjunto con las agencias de viajes.

Una de las últimas novedades ha sido la incorporación de Stripe como nuevo método de pago, sumándose a los que ya teníamos disponibles, y también estamos trabajando activamente en la mejora de los procesos de inscripción de usuarios para que se adapten mejor a los requerimientos de las agencias y sean más sencillos para los viajeros.

También estamos investigando modelos de Inteligencia Artificial que ayude en la automatización de procesos de la agencia y en la comunicación con los viajeros.

Además de Grupista, ¿qué otros servicios ofrecen Conecta Turismo a las agencias de viajes?
Conecta Turismo es tecnología turística para agencias de viajes. Nuestra labor principal es proporcionar a las agencias de viajes un portal web competitivo, que refuerce su diferenciación y su propuesta de valor y empodere a las agencias de viajes en internet.

Esto se lleva a cabo a través de varios factores. Por un lado, nuestro equipo de diseño se encarga de materializar la propuesta diferencial de la agencia de viajes y plasmarla en su web. Por otro lado, nuestro equipo técnico es el responsable de que este valor se transmita también a nivel operativo tanto en lo que respecta a la experiencia del usuario y a la navegabilidad web como a la posibilidad de incorporar sus propias negociaciones con proveedores a través de integraciones nativas vía API/XML.

 Internet es el mercado más grande que existe, para lo bueno y para lo malo. La democratización de internet pasa por que agencias de viajes de todos los tamaños pueden compartir el mismo escaparate y competir es condiciones similares. Pero esto también implica que los usuarios cuentan con opciones prácticamente infinitas a las que acudir. Ahí es donde Conecta Turismo aporta valor, ayudando a las agencias de viajes a destacar y a llegar a su público objetivo.

¿Cómo está ayudando la compañía a la digitalización de las agencias?
Nuestro valor está en buscar las mejores soluciones para cada tipo de agencia de viajes. Esta es la visión que hemos mantenido durante todos los años que Conecta Turismo lleva en activo y que, entre otras cosas, ha propiciado el nacimiento de Grupista.

Como hemos comentado, nuestro objetivo es ayudar a las agencias de viajes en la digitalización y en su competitividad a la hora de trabajar online. La digitalización no solo pasa por acercar las últimas tecnologías y novedades a las agencias de viajes, también hay que hacerlo desde un punto de vista realista y, valga la redundancia, adaptado a su realidad.

De nada le sirve a una agencia de viajes la tecnología si no ve en ella una inversión y algo que le va a aportar un beneficio. Este beneficio puede materializarse de muchas formas como puede ser un beneficio directamente a nivel económico, pero también a nivel de gestión y de mejora de procesos. 

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